Mit der Automatisierung konnten wir für uns zunächst keinen Nutzen erkennen.
Doch dann war der Druck 2019 so groß, dass wir trotz Beauftragung eines teuren Headhunters und eigenem Engagement nicht die richtigen Mitarbeiter für Servicetätigkeiten im Gesundheitswesen finden konnten.
Wir uns für den Connectoor entschieden, obwohl einiges dagegensprach. Die Betriebsleiterin unsere Einrichtungen war von den Erfolgsaussichten nicht überzeugt. Auch waren nach unserer Überzeugung unsere potentiellen Mitarbeiter nicht digital-affin genug. Darüber hinaus waren die jährlichen Kosten von 1.990€ und die einmalige Einrichtungsgebühr von 990€ beträchtliche Investitionen.
Wir waren aber gezwungen, etwas tun, um die Stellen zu besetzen. Die Kosten für den Einsatz eines Headhunters mit zwei Bruttogehältern bzw. mindestens 1.100€, zuzüglich der Anzeigenkosten von ca. 1.000€ wären noch teurer gewesen.
Connectoor hat das System an einem Donnerstag eingerichtet und uns gezeigt, wie einfach die Erstellung von professionellen Stellenanzeigen im System ist. Was niemand geglaubt hat: Bereits am Montag hatten wir acht Bewerbungen auf die beiden zu besetzenden Stellen. Ein durchschlagender und alle Zweifler überzeugender Erfolg!
Doch das war nur ein erster Erfolg. Gleichzeitig stellten wir fest, dass sich der Connectoor innerhalb von nur drei Monaten selbst finanziert hatte, da wir eine weitere Position neu besetzen und nun keinen Headhunter mehr bezahlen mussten. Was wir damals hofften, sehen wir heute schwarz auf weiß.
Bei üblicher Fluktuation stellen wir im Durchschnitt 12 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pro Jahr ein und sparen jetzt mit dem Connectoor Premium ca. 17.500€ pro Jahr.
Das hat uns überzeugt und so sind wir nun den nächsten Schritt der Automatisierung gegangen. Denn bei rund 12 Einstellungen im Jahr ist mit 120 Bewerbungen zu rechnen. Bewerbungen, die wir sichten, einladen, beurteilen und beantworten müssen. Die Automatisierung mithilfe der Mittelstandsoffensive.Digital hat sich dabei als Jackpot erwiesen. Das Team der Mittelstandsoffensive.Digital hat für uns den gesamten Bewerbungs- und Einstellungsablauf automatisiert und professionalisiert.
Nie hätte ich gedacht, dass wir uns als KMU zusätzlich zum Connectoor eine automatisierte Terminvereinbarung, eine automatisierte und tag-basierte Kommunikation oder eine automatisierte Vertragserstellung mit Webdokumenten brauchen, uns leisten und bedienen können. Doch jetzt haben wir als KMU mit dem System für 3 Vollzeitstellen und circa 20 Teilzeitstellen professionelle und zielgerichtete Stellenausschreibungen veröffentlicht.
Durch die Automatisierung können wir die Bewerbungen auch sichten und die Termine für die Vorstellungsgespräche automatisch vereinbaren. Die Bewerber bekommen Terminerinnerungen oder einen neuen Vorschlag, sollte der Termin verschoben werden.
Die nerven- und zeitraubende Ping-Pong-Kommunikation per E-Mail ist glücklicherweise vorbei.
Wenn wir uns jetzt für einen Bewerber entschieden haben, füllt dieser einen Online-Fragebogen aus. Meine Betriebsleitung ergänzt das Webdokument mit den Eckdaten für Lohn, Arbeitszeit und Stammdaten, dann wird daraus automatisch der jeweilige Arbeitsvertrag erstellt. Welche Prozesse im Hintergrund ablaufen, das kann ich nicht erklären, es funktioniert jedoch absolut zuverlässig und das zählt!
Die Unterschrift kann wohl auch digital erfolgen, wir laden jedoch – selbstverständlich wieder automatisiert – die zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unser Büro ein, da für uns das persönliche Gespräch sehr wichtig und entscheidend ist.
Auch die Unterweisung und Vorbereitung auf die neue Tätigkeit und die Vermittlung unserer Unternehmenswerte erfolgt bequem online. Für mich als Geschäftsführerin eine sehr beruhigende Situation, da ich mir jetzt sicher bin, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre verpflichtenden Erstunterweisungen erhalten. Das ist auch für die bestehenden Teams eine große und zeitsparende Hilfe.
Ich habe hervorgehoben, dass wir mit der Automatisierung bei den Bewerbungen und der Ping-Pong-Terminabstimmung mindestens eine Stunde je Bewerbung einsparen. Das ist top, doch der Vorteil der sofortigen Einbindung ins Team ist kaum mit Geld aufzuwiegen.
Wir haben einen großen Schritt in die Digitalisierung und Professionalisierung gewagt und haben trotz der Investition im ersten Jahr bereits 17.500€ und Folgejahr knapp 22.500€ gespart. Schade, dass ich die Chancen nicht schon früher erkannt habe.
